A Nemzeti Adó- és Vámhivatal, azaz a NAV ellenőrzése sok vállalkozó számára nyomasztó gondolat lehet, főleg akkor, ha online pénztárgépet használnak. Ezek a készülékek a kereskedelmi egység vagy a szolgáltatók mindennapjainak részei, és kulcsszerepet játszanak az adózás átláthatóságában. Azonban a megfelelő működés és a szabályosság nem egy szimpla technikai kérdés, hiszen komoly jogi kötelezettség is. Az alábbi írásunkban megvizsgáljuk azt, hogy mire számíthat egy vállalkozás egy NAV ellenőrzés során. Kiderül, hogy mire számíthatunk ebben az esetben, és hogyan készülhetünk fel rá.
Miért ellenőrzi a NAV a pénztárgépeket?
A NAV egyik legfőbb feladata, hogy foglalkozzon a gazdaság “fehérítésével”, és visszaszorítsa az adóelkerüléseket. Az online pénztárgépek bevezetése óta az adóhatóság valós időben férhet hozzá a rögzített tranzakciókhoz, ezáltal sokkal gyorsabban és pontosabban észlelheti a szabálytalanságokat is. Továbbá fontos az pénztárgép éves felülvizsgálata is, hiszen ha valami nem stimmel, hiba keletkezik a rendszerben, akkor előfordulhat, hogy valótlan adatokat tartalmaz és küld tovább a NAV részére.
Hiába azonban az online jelenléte, ennek ellenére rendszeresen sort kerítenek helyszíni ellenőrzésre is, amikor a munkatársak megjelennek az üzletben, majd átvizsgálják a gép használatának szabályszerűségét. Ennek célja többek között az, hogy az eladó megfelelően adjon nyugtát, hogy rendben legyen a pénztárgép műszaki állapota, valamint a küldött adatok összhangban legyenek a valós értékesítési forgalommal.
Hogyan zajlik egy NAV-os ellenőrzés?
Egy ilyen felmérés többféleképpen is indulhat. Előfordulhat, hogy minden bejelentés nélkül jelennek meg, próbavásárlóként érkeznek az üzletbe, és azt figyelik, hogy kapnak-e nyugtát vagy sem. Amennyiben nem, az akár azonnali szankcióval is járhat. Más esetben a revizorok hivatalosan azonosítják magukat, ezáltal részletes dokumentumokat, kimutatásokat, fájlokat kérhetnek az eszköz működéséről.
Az ellenőrök ilyen megvizsgálják azt, hogy a pénztárgép be van-e jelentve, helyesen használják-e. Emellett fontos tényező, hogy naprakész legyen, és megfelelően kezelje a nyugtakiadást, valamint a pénzmozgásokat. A vizsgálat során a NAV ellenőrizheti a napi zárások meglétét, azok helyességét, valamint az adómemória tartalmát is.
Mire érdemes figyelnünk?
A leggyakoribb hiba, ami az ellenőrzés során előkerülhet, többnyire emberi mulasztásból vagy nem megfelelő belső gyakorlatból fakadnak. Ilyen lehet a nyugtaadás elmulasztása, ami tulajdonképpen a legsúlyosabb szabálytalanság is, amit elkövethetünk. De hibának tekinthető az is, ha az eszköz órája nem pontos, ha nem történik meg a napi zárás, valamint az, ha a készülék naplófájljai hiányosak.
Sokan arról is megfeledkeznek, hogy a pénztárgépet kizárólag szakképzett szervizzel lehet javíttatni, a cserét pedig be kell jelenteni a NAV számára. Ugyanúgy a meghibásodást és az üzemszünetet is. Ezek az apróságok igen komoly bíróságokkal járhatnak, ha az ellenőrzés során fény derül rájuk.
Mik a lehetséges szankciók?
Sokakat az érdekel, hogy mire számíthat az, aki hibázik. Az ellenőrzés eredményeképpen többféle következménnyel számolhatunk. Mindez persze attól függ, hogy milyen szabályszegést vétettünk. A legenyhébb egy figyelmeztetés vagy felszólítás lehet, súlyosabb esetben azonban szinte biztos, hogy pénzbírságot fizetünk, de akár még üzletzárás, adószám felfüggesztés is történhet.
A nyugtaadás elmulasztása például egy több százezer forintos költség lehet, főleg akkor ha visszaeső szabályszegőről van szó. Az üzlethelyiség ideiglenes bezárása szintén reális veszélyt jelenthet, ha a NAV úgy ítéli meg, hogy a szabályszegés már túl rendszeres vagy szándékos.
Készüljünk fel az ellenőrzésekre!
A legjobb védekezés azonban a felkészültség. Fontos, hogy ügyeljünk a pénztárgép megfelelő műszaki állapotára, a naprakészségére, valamint arra, hogy minden adat rögzítve legyen. A napi zárásokat következetesen kell elvégezni, a gép használatára vonatkozó szabályokat pedig minden alkalmazottnak ismernie szükséges. Érdemes továbbá rendszeresen megnézni az óraállást, valamint azt, hogy az adóügyi ellenőrzési egység is megfelelően továbbítja-e az adatokat a NAV felé. A karbantartási naplót, valamint a szervizelési dokumentumokat szintén mindig naprakészen kell tartani, legyen elérhető helyen, ha váratlan ellenőrzést kapnánk.
